As planilhas eletrônicas (Excel) começaram a ser utilizadas massivamente na década de 80 e hoje em dia, a maioria das pessoas está familiarizada com elas.
Quando fizer uma busca no Google por “planilhas para empresas”, você vai encontrar muitos modelos de planilhas para ajudar a “facilitar o dia a dia do negócio”.
Espera-se que essas ferramentas ajudem as empresas a organizar e estruturar seus dados.
Porém, fica claro também que essas ferramentas testadas e confiáveis não são mais suficientes para o trabalho de captação, organização e visualização de dados.
1 – Então, qual é o maior obstáculo para se beneficiar de análises avançadas?
Em outras palavras, por que as empresas usam planilhas e não se beneficiam de análises mais avançadas?
Muitas organizações ainda dependam fortemente de sistemas e ferramentas que talvez não sejam mais adequadas para elas.
Alguns motivos podem ser:
- 1 – CONVENIÊNCIA e CUSTO: quando se trata de planilhas, esses dois fatores desempenham um papel importante. A maioria das pessoas sente confiança, está familiarizadas com o Excel e já tem o software instalado em seu laptop.
- 2 – VERSATILIDADE: Além de ser relativamente fácil de usar, as planilhas também são versáteis e flexíveis. Elas permitem que as pessoas façam centenas de coisas simples ou muito complexas com a mesma ferramenta / software.
- 3 – HABILIDADES EXISTENTES: As empresas geralmente se limitam às habilidades básicas da sua equipe.
- 4 – URGÊNCIA: Como geralmente a equipe técnica interna quer corrigir rapidamente os processos de negócios ou conjuntos de dados, as planilhas oferecem uma solução rápida.
2 – Então, por que as planilhas de Excel são ruins para os negócios?
Essa discussão não se limita ao Excel, pois existem muitas outras planilhas do Google, da Apple. Mas, independentemente da ferramenta, os usuários encontrarão problemas em todas as plataformas de planilhas ao gerenciar conjuntos de dados.
3 – Por que planilhas não devem ser usadas como bancos de dados?
- 1 – VULNERÁVEL A FRAUDES: As planilhas não foram planejadas para ser uma ferramenta empresarial, por isso a possibilidade de fraude é grande. Código oculto, linhas ou colunas ocultas e entradas erradas são comuns. Além disso, várias versões do mesmo arquivo geram muita confusão. Uma vez compartilhada, as pessoas começam a editar as planilhas para seus próprios fins. Logo, é difícil determinar e rastrear quem tem a versão “mais nova” e “correta”.
- 2 – DADOS SUSCETÍVEIS A ERROS: As planilhas aceitam quase tudo que o usuário digita, permitindo erros de ortografia e entrada incorreta de dados. A menos que alguém seja nomeado para uma revisão completa (o que é caro e demorado), esses erros podem causar sérios danos aos negócios.
- A mesclagem de conteúdo geralmente requer que o usuário final colete e resuma os dados de cada arquivo antes de combiná-los.
- 3 – LIMITE DE TAMANHO: As planilhas tem um limite de linhas, colunas e dados que podem armazenar. Se os dados forem grandes, será necessário a criação de vários arquivos, criando mais espaço para erros. Esse problema de precisão de dados causou o problema de não registrar e relatar um grande número de testes COVID na Inglaterra em 2020.
Para exemplificar, em 2019, a Oracle publicou esse artigo com exemplos de como as planilhas podem produzir erros caríssimos às empresas. (mais de US $10 bilhões)
4- Por que o Excel é adequado para análise de dados?
Além dos pontos listados acima, as planilhas eletrônicas são suscetíveis à perda acidental de dados, que impossibilita o compartilhamento de dados e informações precisas.
Além disso, tem uma desvantagem, pois os conjuntos de dados não podem ser compartilhados em tempo real.
Outra desvantagem das planilhas refere-se à visualização de dados e geração de insights de negócios, se comparada às ferramentas mais avançadas, como o KNIME, PowerBI e Tableau.
5 – Quais as alternativas para processar, automatizar e escalar a análise de dados?
Hoje, existem muitas tecnologias de dados disponíveis no mercado, mas pode ser difícil determinar qual método é o melhor para você e seus objetivos de negócio.
Mesmo assim, é comum encontrar organizações que têm dificuldade em aumentar sua competitividade e crescer devido às limitações das planilhas.
O KNMIE é uma plataforma open source para análise, manipulação, visualização e report de dados. Por ser de código aberto, o KNIME reduz significativamente o orçamento do seu projeto de Data Science e elimina de vez os riscos e problemas identificados nas planilhas de Excel.
Se esse assunto te interessa, o E Book “From Excel to KNIME” vai facilitar ainda mais o seu entendimento. Espero que goste.